Делопроизводство - без проблем
 

Может ли быть делопроизводство без проблем? 

Неверно составленный юридический документ, будь то договор или обычное заявление, может принести очень большие проблемы - начиная с финансовых потерь и заканчивая судебным процессом. Без специалиста в области делопроизводства не обойдется ни одна компания. Для того чтобы хорошо разбираться в этом вопросе, желательно иметь специальное образование, либо, на худой конец, придется проштудировать огромное количество пособий и справочников. Учеба в ВУЗе – дело долгое и хлопотное, справочники же отличаются большими размерами и совершенно неудобной систематизацией материала. Здесь нам на помощь опять приходит компьютер. Данная статья посвящена нескольким прикладным программам, которые призваны облегчить процесс составления юридических документов и помочь разобраться в тонкостях делопроизводства.

Начнем обзор с двух программ от отечественных разработчиков из KVT Software. Продукция этой компании ориентирована, в первую очередь, на сферу делопроизводства и документооборота. Распространяются эти программы по принципу Shareware, причем для ознакомления предоставляется тридцатидневная версия.
Главное достоинство программы "Образцы договоров" - грамотно организованное рабочее пространство. Необходимо заметить, что все программы от KTV Software отличаются дружественным и удобным интерфейсом. Основную часть экрана занимает список категорий документов, отсортированных в алфавитном порядке. Всего программа содержит более двух тысяч образцов договоров и различной вспомогательной документации. Очень хорошо организована система поиска: программа просматривает все документы и выводит список тех, где встретилось нужное слово или предложение. С помощью панели закладок в процессе работы можно отмечать нужные разделы, подразделы и сами документы; из выбранных документов автоматически формируется отдельный список, что очень удобно при составлении тематических подборок. Кстати, в ознакомительной версии возможность работы с закладками отключена. Нужный документ можно вывести на печать или экспортировать в MS Word.


Образцы документов разделены на 66 категорий, охватывающих очень широкий спектр правовых отношений. В каждую категорию включены не только образцы самих договоров, но и образцы всех сопутствующих документов. Например, раздел "Кредитный договор" содержит более сорока образцов разного рода документации (гарантийные письма, договора, обоснования кредитного мероприятия, соглашения и т. д.). Есть раздел вопросов и ответов, в котором помещены различные вопросы граждан и ответы на них, и где с помощью специальной формы можно задать вопрос адвокату.
Предусмотрено обновление документов через Интернет. "Мастер загрузки документов" связывается с сервером KVT Software, после чего автоматически скачивает и устанавливает в базу данных программы пакеты документации (пользователь сам отмечает необходимые категории). В час пик при плохой связи обновление документов прошло достаточно быстро, без обрывов или других проблем.
Вторая программа от KVT Software называется "Образцы документов" и представляет собой оболочку, в которую можно импортировать базы данных со специализированными подборками различных документов или справочных материалов. Принцип работы примерно такой же, как и у программы "Образцы договоров". Та же самая система поиска в базах данных, организация закладок, присутствует возможность автоматической распечатки и экспорта в MS Word. Список документов организован в виде иерархического древа, которое занимает левую часть рабочего пространства; там же находятся вкладки с панелями поиска и избранных документов.


Основное отличие заключается в том, что эта программа работает с отдельными базами данных, которые могут быть установлены на сервере в локальной сети предприятия. Базы данных с подборками документов и справочными материалами могут обновляться централизованно, и сотрудники с разных рабочих мест всегда смогут работать с новой информацией. В данный момент с веб-сервера компании KVT Software можно загрузить три базы: "Практическое пособие арбитражного управляющего", "Образцы договоров (под редакцией юриста Дурасова А. И.)" и "Специализированный сборник документов" (доверенности, трудовые соглашения и т.п.).
Для нормального функционирования этих двух программ достаточно компьютера с процессором Pentium 100 МГц и операционной системы Windows 95, необходим Internet Explorer версии 5 и выше.
Кроме этого, через систему Softkey.ru можно приобрести еще программу от KVT Software - "Диплом". Создана она для автоматизирования процесса составления приложений к дипломам государственного образца. Самым распространенным средством в этой работе является пакет MS Offise, совершенно для этих целей не пригодный. Программа "Диплом", во много раз сокращая трудоемкость и время создания документов, будет очень полезна секретарским работникам учебных заведений.
О предназначении двух программ от компании Blitz Soft "БЛИЦ Договор" и "БЛИЦ Документ" можно догадаться по названию – ускорение и упрощение процесса создания документации. Принципиальных отличий у этих программ почти нет, главное различие заключается в подборке шаблонов: в "БЛИЦ Договоре" содержатся только договора, а в "БЛИЦ Документе" - разного рода юридическая документация. Интерфейс и принцип работы у этих программ почти одинаковы.


Документация в программах представлена в специальном формате, который позволяет наделять шаблоны изменяемыми параметрами (условиями). Шаблоны состоят из отдельных блоков, каждый из которых содержит свой набор параметров, редактируемых в специальной форме. Например, "шапка" договора купли-продажи содержит пункты: "заголовок", "подзаголовок", "дата", "номер", "пользователь", "контрагент", "третья сторона". Чтобы активировать формы с параметрами, нужно просто щелкнуть мышкой по нужному разделу документа. То есть для быстрого составления документа достаточно через форму помещать свою информацию в нужные отделы шаблонов. Открыв документ и нажав правую кнопку мыши, мы активируем двухуровневое меню, которое представляет собой описание всей структуры документа, в нем содержится информация по всему документу. Также управление документами и редактуру можно осуществлять из программного меню.
Отдельного внимания заслуживает система импорта и организации документов в библиотеке шаблонов и журнале документов. К примеру, можно импортировать документы, представленные в текстовом формате, в шаблоны программы. Библиотека позволяет группировать шаблоны по собственному желанию, создавать вложенные списки документов и новые шаблоны путем копирования уже существующих. Журнал документов предназначен для учета материалов, используемых в работе. Информация о документах представляется в виде таблицы.
Обе программы снабжены подробной справочной системой. В демонстрационных версиях отключены несколько функций - например, печать документов, экспорт в формат MS Word, сохранения текстов документов в журнале.
Программные оболочки для баз данных с документацией создавались еще для операционной системы DOS, но настоящий расцвет разного рода сборников и справочников пришелся на конец девяностых, когда стало модно оцифровывать любой мало-мальски полезный текст. Описанные здесь программы в первую очередь пригодятся сотрудникам компаний, которые по долгу службы занимаются делопроизводством (юристы, менеджеры, секретарские работники). Кроме того, они будут полезны всем, кому приходится составлять различные договора и прочие юридические документы.